Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Einklang mit der DSGVO, dem BDSG sowie weiteren anwendbaren Datenschutzgesetzen. Diese Erklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir im Rahmen unseres Online-Formulardienstes verarbeiten, zu welchen Zwecken, an wen Daten übermittelt werden können und welche Rechte Sie haben.

• Stammdaten: Name, Anrede, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Auftrags- / Formulardaten: Angaben in den Online-Formularen zum Rundfunkbeitrag (z. B. Formularauswahl, Beitragsnummer, Wohnungsangaben, Wirksamkeit, Zahlungsweise, Zustimmungen)
• Kunden- / Belegdaten: Kundennummer, Rechnungsadresse, Rechnungs- und Vorgangsdaten, Forderungsstatus
• Technische Daten: IP-Adresse (soweit erforderlich), Zeitpunkt, formularinterne Kennungen / Vorgangs-ID, Server-Logfiles, Browsertyp
• Kommunikationsdaten: Inhalte von Kontaktformular, E-Mail- und sonstiger Korrespondenz einschließlich etwaiger Anhänge
• Chat-Nachrichten an unseren KI-Assistenten „Chatti“ (freiwillige Nutzung)

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO werden von uns nicht gezielt erhoben. Bitte übermitteln Sie uns keine unnötigen Gesundheits- oder Bonitätsdaten.

• Bearbeitung des über unsere Website eingereichten Formularauftrags und Abwicklung des gewünschten Vorgangs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Kunden- und Vertragsverwaltung, Dokumentation von Zustimmungen und Auftragsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO)
• Rechnungsstellung, Prüfung und Verwaltung offener Posten, Zahlungserinnerungen, Stornierung sowie Abgleich mit der Buchhaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)
• Bearbeitung von Widerrufen, Rückfragen und datenschutzrechtlichen Betroffenenanfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO)
• Nachweis der Formularabgabe, Missbrauchs- und Betrugsprävention, IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- und steuerrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Reichweiten- und Conversion-Messung (Google Analytics / Google Ads), soweit rechtlich zulässig bzw. sofern Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. f DSGVO)

Wir unterscheiden zwischen technisch notwendigen Speichern, einer begrenzten cookiefreien Messung sowie optionalen Marketing- und Statistik-Tools mit Cookies.

4.1 Technisch notwendig

• Speicherung Ihrer Cookie-Einwilligung im Browser (localStorage), damit der Hinweis nicht bei jedem Besuch erneut erscheint
• Session-Daten für Formularschritte und Sicherheitsfunktionen (z. B. Spamschutz)
• Server-Logfiles (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL) zur Stabilität und IT-Sicherheit – Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

4.2 Cookiefreie Messung (Google Consent Mode)

Unabhängig von Ihrer Einwilligung können beim Seitenaufruf anonymisierte, cookiefreie Mess-Signale an Google übermittelt werden (Google Consent Mode v2). Dabei werden keine Marketing-Cookies gesetzt; Google kann auf Basis dieser Signale aggregierte Reichweiten- und Conversion-Modelle bilden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer wirtschaftlichen Reichweiten- und Erfolgsmessung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unter Wahrung Ihrer Interessen (Datenminimierung, keine Profilbildung durch uns).

4.3 Eigene cookiefreie Reichweitenmessung

Zur Verbesserung unseres Angebots führen wir eine eigene, cookiefreie Statistik durch (First-Party). Dabei werden Seitenaufrufe, ungefähre Verweildauer, verwendete Formularschritte sowie Einstiegs- und Absprungseiten erfasst. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte übertragen. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert, sondern nur tagesbezogen zu einem nicht umkehrbaren Kurzzeichen verarbeitet; eine Wiedererkennung über einen Tag hinaus oder über Geräte ist ausgeschlossen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.4 Mit Einwilligung: Google Analytics & Google Ads

Wenn Sie im Cookie-Banner „Akzeptieren“ wählen, setzen wir zusätzlich ein:

• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) – Nutzungsstatistik (Seitenaufrufe, ungefährer Standort, Gerät, Verweildauer)
• Google Ads / Google Tag (Google Ireland Limited) – Conversion-Messung, z. B. ob nach Anzeigenklick ein Formular abgesendet wurde

Google kann dabei Cookies setzen und pseudonyme Nutzungsprofile bilden. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Daten können in die USA übermittelt werden (siehe Abschnitt „Übermittlung in Drittländer“).

4.5 Einwilligung widerrufen

Sie können Ihre Wahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern oder dort „Nur notwendige“ wählen. Zusätzlich können Sie gespeicherte Cookies in Ihrem Browser löschen.

Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung, Google Ads Datenverarbeitung

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung notwendig ist, gesetzlich vorgeschrieben ist, wir ein berechtigtes Interesse haben oder Sie eingewilligt haben. Wir verkaufen oder vermieten Ihre Daten nicht an Dritte.

5.1 Beitragsservice ARD ZDF Deutschlandradio

Zur Ausführung des beauftragten Formularvorgangs übermitteln wir die erforderlichen personenbezogenen Daten an den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (Übermittlung innerhalb Deutschlands).

5.2 Technisch notwendige Auftragsverarbeiter

Technisch notwendige Dienstleister für Hosting/IT-Infrastruktur, E-Mail- und Bürosoftware sowie Rechnungs-/Buchhaltungssoftware verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer Weisung, soweit dies für Betrieb, Kommunikation und Buchhaltungsabgleich erforderlich ist.

5.3 KI-gestützte Bearbeitung von Nachrichten und Dokumenten (OpenAI)

Zur Bearbeitung eingehender Anfragen (einschließlich Kontaktformular und E-Mail) sowie zur Vorbereitung von Antwortschreiben können der Inhalt Ihrer Nachricht und beigefügte Dateien/Anhänge an die OpenAI Ireland Limited übermittelt und dort verarbeitet werden. Eine Verarbeitung durch verbundene Unternehmen in den Vereinigten Staaten kann dabei nicht ausgeschlossen werden. Nach den Bedingungen der genutzten Programmierschnittstelle werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training von Modellen verwendet. Rechtsgrundlage ist – je nach Vorgang – Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung von Anfragen und Korrespondenz).

Bei Nutzung von Chatti werden Ihre Chat-Nachrichten zur Beantwortung ebenfalls an OpenAI übermittelt. Die Nutzung des Chats erfolgt erst nach Ihrer Einwilligung im Chat-Fenster. Bitte geben Sie keine unnötigen personenbezogenen Daten im Chat ein.

5.4 Technische Dokumentenerzeugung (PDF)

Zur Erzeugung von Dokumenten im PDF-Format (z. B. Zusammenfassungen, Belege oder Auskunftsschreiben) kann der Dokumentinhalt an einen technischen Dienstleister übermittelt werden, der die Datei erzeugt und nicht dauerhaft speichert.

5.5 Steuerberatung

Beleg- und Buchungsdaten können an unsere Steuerberatung übermittelt werden, soweit dies zur Erfüllung steuerlicher Pflichten erforderlich ist.

5.6 Inkasso / Auskunfteien

Eine Übermittlung an Inkassodienstleister oder Auskunfteien erfolgt nur, soweit dies im Einzelfall zur Durchsetzung offener Forderungen erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Soweit Google-Dienste (Google Ireland Limited) eingesetzt werden, kann eine Verarbeitung durch die Google LLC in den Vereinigten Staaten nicht ausgeschlossen werden. Grundlage einer solchen Übermittlung sind die Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie – soweit anwendbar – der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework.

Bei der Nutzung von OpenAI-Diensten (OpenAI Ireland Limited) kann ebenfalls eine Verarbeitung durch verbundene Unternehmen in den Vereinigten Staaten nicht ausgeschlossen werden. Auch hier stützen wir uns auf die Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie – soweit anwendbar – den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework.

Die Übermittlung an den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio erfolgt ausschließlich innerhalb Deutschlands.

• Formular-, Auftrags- und Kundendaten: Speicherung bis zum Abschluss des beauftragten Vorgangs; anschließend grundsätzlich bis zum Ablauf von drei Jahren nach Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde. Länger nur, soweit gesetzliche Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordern.
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: in der Regel acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Belegentstehung, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten greifen; danach Löschung oder Anonymisierung, sofern keine andere Rechtsgrundlage greift.
• Geschäftliche Korrespondenz: aufbewahrungspflichtige Geschäfts-/Handelskorrespondenz grundsätzlich sechs Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Entstehung; sonstige Kommunikation grundsätzlich bis zum Ablauf von drei Jahren nach Ende des Kalenderjahres des Vorgangsabschlusses, bei laufenden Rechtsangelegenheiten länger.
• Technische Daten / Logdaten: grundsätzlich höchstens 90 Tage; länger nur bei Sicherheitsvorfällen, Missbrauchsverdacht, Beweissicherung oder soweit gesetzliche Pflichten bzw. die Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordern.
• Cookie-/Trackingdaten: abhängig von Ihrer Einwilligung und den jeweiligen Tool-Einstellungen (Consent-Speicherung typischerweise mehrere Monate; Details siehe Cookie-Einstellungen und Abschnitte zu Google).

Nach Ablauf der maßgeblichen Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Pflicht oder andere Rechtsgrundlage zur weiteren Speicherung besteht.

Bestätigungen, Belege und Rechnungen können nach Absenden eines Formulars systemgesteuert erzeugt und versendet werden. Zur Bearbeitung eingehender Anfragen – einschließlich Widerrufen – können Inhalte und Anhänge zudem KI-gestützt vorgeprüft und Antwortentwürfe vorbereitet werden.

Ob und inwieweit einzelne Vorgänge als automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO einzuordnen sind, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Unabhängig davon bleiben Ihre Betroffenenrechte (Abschnitt 9) unberührt. Bei Fragen zu einem konkreten Vorgang wenden Sie sich bitte an service@formular-digital.de.

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO). Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter service@formular-digital.de.

Beschwerderecht: Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 13 Abs. 2 lit. d, Art. 77 DSGVO). Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns ist u. a. die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) einschlägig.

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Die Übertragung über unsere Website erfolgt verschlüsselt (HTTPS).

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, wenn sich Rechtslage, unsere Angebote oder eingesetzte Dienste ändern. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.